Ata nº 23

Informações da Reunião

Participantes:

Aline Nascimento Maciel Comassetto – CGD/SMAP

Camila Lacerda Couto – CGD/SMAP

Cristina da S. Brasil - SMF

Décio Schwelm Vidal - CGD/SMAP

Henrique Seevald Weyne Marques – UAI/SMTC

João Carlos Salgado de Los Santos - SMC

Marcia Dupke Jancowski – CGD/SMAP

Vera Lúcia Santos dos Santos – AHPAMV/SMC

Ausências Justificadas

Data:

27/08/2026

Início:

9h30

Final:

10h20

Local:

Reunião virtual através do software Jitsi.

Pauta

#

Assunto

Responsável

01

Apresentação do diagnóstico da situação atual da gestão documental no Município

CGD

02

Revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos, com destaque para as séries documentais relacionadas à Saúde Municipal

CGD

Principais Pontos Discutidos

A reunião foi iniciada pela Sra. Camila, Presidente do Comitê, seguindo a ordem dos assuntos definidos em pauta. Inicialmente, foi registrado que esta era a primeira reunião do Comitê no ano, tendo em vista que, no primeiro semestre, não foi possível realizar encontros em razão de outras demandas institucionais. A coordenadora apresentou os dois pontos de pauta: (i) revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos, com destaque para as séries documentais relacionadas à Secretaria Municipal de Saúde; e (ii) apresentação do diagnóstico da situação atual da gestão documental no Município, visando subsidiar a elaboração de um plano de ação e sua apresentação aos gestores municipais. No primeiro momento, optou-se pela apreciação do diagnóstico da gestão documental. Foi esclarecido que o documento consolida os principais avanços e desafios da política arquivística municipal desde a criação do SIARQ/POA, contemplando uma linha do tempo dos marcos normativos, a integração com a Política de Governança de Dados e Informações Municipais (PGDIM), a estrutura de governança existente, os instrumentos arquivísticos implantados e as principais lacunas ainda identificadas. Foi destacado que o Município dispõe de política arquivística formalmente instituída, Sistema de Arquivos, Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Manual de Gestão Documental, utilização do SEI, AtoM e Archivematica, entre outros instrumentos. Contudo, permanecem desafios relacionados à efetiva implementação desses instrumentos nas secretarias, ao monitoramento por indicadores, à gestão de riscos, ao fortalecimento da infraestrutura física e tecnológica, à preservação digital e à integração entre gestão documental e transformação digital. Também foi apresentado um esboço de avaliação do grau de maturidade da gestão documental municipal, baseado em referencial do Arquivo Nacional, indicando que a Prefeitura se encontra em nível intermediário de desenvolvimento. Ressaltou-se que a consolidação normativa constitui um ponto forte, enquanto a implementação desigual entre os órgãos, a ausência de indicadores de desempenho e a necessidade de maior articulação institucional permanecem como aspectos prioritários para aprimoramento. A coordenadora informou que o objetivo do documento é subsidiar a sensibilização dos gestores municipais quanto à importância da gestão documental, bem como fundamentar a busca por investimentos em infraestrutura, digitalização, atualização de sistemas e implantação de ações estratégicas para o fortalecimento da política arquivística. Na sequência, os participantes manifestaram-se favoravelmente ao conteúdo apresentado, destacando a importância de reunir, em linguagem objetiva, informações já debatidas em diferentes documentos e evidenciar os problemas estruturais enfrentados pelos órgãos municipais. Durante a discussão, foi ressaltada a necessidade de ampliar a conscientização dos gestores sobre a diferença entre digitalização indiscriminada e gestão documental, bem como sobre a relação entre gestão documental, acesso à informação, proteção de dados pessoais e governança da informação. Foi apresentado exemplo prático envolvendo pedido de acesso a documentação previdenciária antiga, cuja localização não foi possível em razão de falhas na gestão documental, gerando dificuldades no atendimento ao interessado e potenciais impactos administrativos e jurídicos para o Município. Os participantes consideraram que casos concretos como esse podem fortalecer a argumentação junto à alta gestão, demonstrando os prejuízos decorrentes da ausência de organização documental. Também foram mencionados outros exemplos de dificuldades na localização de documentos históricos e administrativos relacionados a pesquisas sobre áreas urbanas, permissões de uso e plantas arquitetônicas, evidenciando problemas recorrentes de acesso oriundos da desorganização dos acervos e da ausência de aplicação uniforme dos instrumentos arquivísticos. Como encaminhamento, ficou acordado que os exemplos concretos apresentados poderão ser utilizados como subsídio para futuras ações de sensibilização dos gestores municipais. Também foi registrado o compromisso de compartilhar documentação referente ao caso mencionado envolvendo pedido de acesso à informação, a fim de subsidiar estudos e eventual apoio técnico.

Na sequência, passou-se ao segundo item da pauta, referente à revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos da área da Saúde. A coordenadora informou que a revisão foi motivada por demanda da Secretaria Municipal de Saúde, especialmente dos hospitais, em razão da necessidade de reavaliar os prazos de guarda dos prontuários médicos. Explicou que, durante os estudos realizados, foram analisadas a legislação federal aplicável, as normas do Sistema Único de Saúde (SUS) e as recomendações do Conselho Federal de Medicina, constatando-se a necessidade não apenas de revisar os prazos de guarda, mas também de adequar a nomenclatura das subfunções, séries e subséries documentais à terminologia atualmente adotada na legislação. Foi apresentada a proposta de alteração da denominação da subfunção I - "Gerenciamento da Política Municipal de Saúde" para "Gestão e Execução das Ações e Serviços Públicos de Saúde", de forma a refletir de maneira mais precisa as competências municipais previstas na legislação. Na sequência, foi proposta a alteração da série 2.1.1 "Elaboração das Diretrizes Municipais" para "Planejamento e Formulação da Política Municipal de Saúde", esclarecendo-se que a alteração possui caráter exclusivamente conceitual, sem modificar a classificação dos documentos ou seus prazos de guarda, abrangendo instrumentos como Plano Municipal de Saúde, Programação Anual de Saúde e demais documentos relacionados ao planejamento das políticas públicas da área. Também foi apresentada proposta de alteração da nomenclatura da série 2.1.2 "Coordenação e Gerenciamento de Programas, Projetos e Ações na Área da Saúde" para "Coordenação e Articulação das Ações e Serviços", visando adequação à terminologia empregada pelo Ministério da Saúde e à atuação integrada entre os diferentes níveis do Sistema Único de Saúde. Em seguida, iniciou-se a discussão acerca da atual subsérie relativa aos prontuários de pacientes (2.1.3.1). Foi proposta a reorganização da subsérie, a partir das principais modalidades de atenção previstas no SUS: 2.1.3.1 Atenção Primária à Saúde, 2.1.3.2 Atenção às Urgências e Emergências, 2.1.3.3 Atenção Hospitalar e 2.1.3.4 Atenção Domiciliar. A coordenadora explicou que a reorganização permite estabelecer critérios diferenciados de temporalidade conforme a função dos documentos, bem como a natureza das atividades registradas. Da mesma forma, torna viável a redução do prazo de guarda dos boletins de atendimento produzidos nos serviços de urgência e emergência (nova subsérie 2.1.3.2), atualmente representados pelos atendimentos do SAMU e das Unidades de Pronto Atendimento (UPAs), adotando o prazo mínimo previsto na legislação federal (20 anos). Permanecem inalterados os prazos atualmente previstos para os prontuários hospitalares e demais prontuários clínicos, cuja guarda de 75 anos foi mantida em razão de seu valor probatório, previdenciário, administrativo e histórico. Os participantes manifestaram concordância com a proposta, destacando que a separação por modalidade de atendimento reflete a forma como a documentação já é produzida e armazenada pelas unidades de saúde e permitirá reduzir o volume documental, sem comprometer a preservação das informações de maior relevância. Durante a discussão, foram relatados exemplos de solicitações de acesso a prontuários para fins previdenciários, comprovação de direitos e pesquisas históricas, reforçando a importância da manutenção dos prontuários hospitalares por prazo mais amplo. Também foram mencionadas dificuldades recorrentes para localizar documentos em razão das constantes mudanças de unidades responsáveis pelo armazenamento dos acervos, evidenciando a necessidade de maior padronização da gestão documental. Não foram apresentadas objeções, sendo registrada a concordância dos participantes quanto às alterações propostas. Prosseguindo com a revisão da tabela, foi apresentada proposta de atualização da nomenclatura da atual subsérie 2.1.3.2 "Regulação do Acesso à Assistência", que passará a denominar-se 2.1.3.5 "Regulação do Acesso à Atenção à Saúde", mantendo-se inalterado o prazo de guarda. Na sequência, apresentou-se a proposta de atualização da da subsérie atualmente denominada 2.1.3.3 "Distribuição de Medicamentos e Insumos", com a finalidade de adequá-la ao conceito de Assistência Farmacêutica na Atenção Primária à Saúde (2.1.3.6), permanecendo a discussão para continuidade da revisão das demais séries documentais, sendo registrada a concordância dos participantes quanto às alterações propostas.

Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, ficando registradas as propostas apresentadas para posterior consolidação da revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos.

Ações Requeridas para próxima reunião

Pendências

Ação

Responsável

Prazo

Status

01

Continuidade da revisão da subfunção "Gerenciamento da Política Municipal de Saúde"

CGD

2026

Em andamento

02