Ata nº 19

Informações da Reunião

Participantes:

Aline Nascimento Maciel Comassetto – CGD/SMAP

Ana Ines Arce – MJJF/SMCEC

Camila Lacerda Couto – CGD/SMAP

Clarissa Cortes Fernandes Bohrer – PMS-01/PGM

Décio Schwelm Vidal – CGD/SMAP

Henrique Seevald Weyne Marques – UAI/SMTC

Marcia Dupke Jancowski – CGD/SMAP

Vera Lúcia Santos dos Santos – AHPAMV/SMCEC

Ausências Justificadas

Fernando Costa Delazeri – CGTI/SMPAE

Data:

22/05/2025

Início:

10h00

Final:

10h45min

Local:

Reunião virtual através do software Jitsi.

Pauta

#

Assunto

Responsável

01

CGD

02

CGD

03

CGD

04

CGD

Principais Pontos Discutidos

· A reunião foi iniciada pela Sra. Camila, Presidente do Comitê, seguindo a ordem dos assuntos definidos em pauta.

· Aprovada a ata da reunião de 23/04/2025, cuja minuta havia sido enviada anteriormente por e-mail. Sra. Camila solicitou assinatura de todos no documento SEI.

· Continuação da avaliação da Subfunção 2.9, da Tabela de Temporalidade de Documentos: A Sra. Camila retomou a avaliação da subfunção 2.9 Gestão da Cultura Municipal, a partir da série 2.9.4, considerando que as séries 2.9.1, 2.9.2 e 2.9.3 foram tratadas na reunião de 19/03/2025 e haviam ajustes necessários para o prosseguimento. A série 2.9.4 Promoção e Fomento da Cultura, foi dividida nas subséries: 2.9.4.1 Desenvolvimento de parcerias e editais culturais: Registra os processos de lançamento e seleção de projetos por meio de chamadas públicas e editais, além de convênios e parcerias institucionais, com proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento; e 2.9.4.2 Incentivo a produções culturais locais: Abrange ações que apoiam e promovem a produção artística e cultural no município, incluindo cadastros de agentes culturais e projetos contemplados, com proposta de prazo de guarda de 10 anos, com destino à eliminação e guarda de amostragem a ser definida posteriormente, a partir dos projetos executados. Os prazos foram colocados em votação e aprovados por todos os presentes. Série 2.9.5 Gestão de Conselhos Municipais relacionados à Cultura, dividida na subsérie 2.9.5.1 Atuação dos Conselhos Municipais de Cultura: Documenta reuniões, deliberações e ações dos conselhos municipais responsáveis por acompanhar e fiscalizar a implementação das políticas culturais, com proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento; e subsérie 2.9.5.2 Indicação e seleção de representantes para Conselhos de Cultura: Contempla registros de processos de escolha e nomeação de membros dos conselhos municipais de cultura, incluindo atas, resoluções e portaria, para a qual a proposta de prazo de guarda é de 10 anos, com destino à eliminação e guarda de amostragem a ser definida posteriormente. Os prazos foram colocados em votação e aprovados por todos os presentes. Com relação à série de Gestão de Acervos, anteriormente vinculada à subfunção 2.9 Gestão da Cultura, optou-se por incluí-la na subfunção 3.4 Gestão do Patrimônio, com a seguinte estrutura: 3.4.7.1 Gestão de acervo arqueológico: Inclui inventários, documentação sobre a movimentação, registros e estudos técnicos sobre o patrimônio arqueológico sob custódia municipal, proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento; 3.4.7.2 Planejamento e desenvolvimento museológico: Inclui Plano Museológico, Plano de Emergência e Plano de Conservação. Contempla projetos de museografia e museologia, além de projetos para organização, modernização e restauração dos museus municipais, proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento; 3.4.7.3 Gestão de acervo bibliográfico: Refere-se ao acompanhamento, conservação e organização de acervos bibliográficos, com proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento, com a observação de que a documentação relativa a acervos bibliográficos doados ou tombados pelo Município deve ser preservada e a compra de livros deve ser classificada na subsérie 3.3.1.3, por se tratar da aquisição de material de consumo; 3.4.7.4 Gestão de acervo museológico: Trata da gestão de acervos museológicos, abrangendo sua aquisição, conservação, organização, circulação e descarte, bem como os instrumentos administrativos e de pesquisa associados; proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento; 3.4.7.5 Pesquisa e documentação histórica: Abrange a produção de estudos históricos, levantamento de fontes documentais e projetos de pesquisa relacionados a arquivos, bibliotecas e museus, proposta de prazo de guarda permanente e destinação recolhimento; e 3.4.7.6 Controle de uso e movimentação de acervos bibliográficos: Relaciona-se ao monitoramento de empréstimos, consultas e circulação de materiais em bibliotecas, para a qual a proposta de prazo de guarda é de 5 anos, com destino à eliminação. Após breve debate e esclarecimentos pertinentes, os prazos de guarda propostos foram aprovados por todos.

· Avaliação dos critérios de amostragem da série 2.4.3 e 2.4.4: Sra. Aline apresentou os critérios de amostragem para as séries 2.4.3 Licenciamento das atividades econômicas do Município e 2.4.4 Fiscalização e posturas municipais. Para a Série 2.4.3 foi proposto Recolhimento mínimo de um processo por tipo de atividade ambulante regulamentada, por ano de protocolo; Recolhimento mínimo de um processo de alvará de localização e funcionamento por grupo de atividade, por ano de protocolo: a) Serviços de escritórios e administrativos; b) Saúde humana e serviços sociais; c) Comércio e reparação de veículos e motocicletas; d) Alojamento e alimentação; e) Comércio varejista de informática e comunicação; Recolhimento mínimo de um processo de alvará de autônomo e/ou MEI, por ano de protocolo. Para a Série 2.4.4 foi proposto Recolhimento mínimo de um processo de fiscalização de alvará por grupo de atividade, por ano de protocolo (mesmos grupos listados acima); Recolhimento mínimo de um processo por tipo específico, por ano de protocolo: a) Fiscalização de ambulantes, mobiliário urbano e gastronomia itinerante; b) Fiscalização de calçadas; c) Fiscalização de desmanches, sucatas e similares; d) Fiscalização de comércio irregular sobre o passeio público. A proposta de amostragem foi aprovada por todos.

· Relato acompanhamento arquivos SMAMUS junto ao MP: A Sra. Camila relatou sua participação na audiência de 06/05/25, junto ao Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul (MP-RS). A CGD está subsidiando proposta técnica de intervenção ao acervo atingido para ser registrado através de um Termo de Ajuste de Conduta (TAC). As ideias apresentadas incluem o resgate dos documentos remanescentes, a partir de projeto a ser coordenado pela CGD, assim como posterior transferência de custódia, avaliação dos prazos de guarda das séries e subséries relacionadas, adoção de medidas de preservação e capacitação de recursos humanos da SMAMUS em gestão documental, propostas de captação de recursos para intervenção no acervo, dentre outros pontos de fortalecimento do SIARQ/POA. Sra. Camila também relatou a reunião realizada com a Secretaria de Planejamento e Gestão a fim de identificar linhas de financiamento para a construção de um próprio municipal capaz de centralizar a guarda de documentos intermediários e permanentes da PMPA, liberando espaços ocupados com a massa documental acumulada.

· Sem mais assuntos, a reunião foi encerrada. Os demais pontos de pauta serão tratados na reunião do próximo mês.

Ações Requeridas para próxima reunião

Pendências

Ação

Responsável

Prazo

Status

01

Continuação da avaliação da Subfunção 2.9 Gestão Cultural

CGD

2025

Em andamento

02

Análise de amostragem das séries 2.4.3 e 2.4.4 da TTD

CGD

2025

Em andamento

03

Relato sobre acompanhamento dos arquivos no prédio da Borges de Medeiros (Inquérito MP)

CGD

2025

Em andamento