Ata nº 18

Informações da Reunião

Participantes:

Aline Nascimento Maciel Comassetto – CGD/SMAP

Ana Ines Arce – MJJF/SMCEC

Camila Lacerda Couto – CGD/SMAP

Clarissa Cortes Fernandes Bohrer – PMS-01/PGM

Décio Schwelm Vidal – CGD/SMAP

Fernando Costa Delazeri – CGTI/SMPAE

Henrique Seevald Weyne Marques – UAI/SMTC

Liziane Ungaretti Minuzzo – BIB/PGM

Thiago Albrecht – SMF

Vera Lúcia Santos dos Santos – AHPAMV/SMCEC

Ausências Justificadas

Marcia Dupke Jancowski – CGD/SMAP

Data:

23/04/2025

Início:

10h00

Final:

11h00min

Local:

Reunião virtual através do software Jitsi.

Pauta

#

Assunto

Responsável

01

Relatar acompanhamento da situação do arquivo da SMAMUS

CGD

02

Avaliação da Função I, Subfunção I e II, da Tabela de Temporalidade de Documentos

CGD

03

Avaliação dos critérios de amostragem da série 2.4.3

CGD

Principais Pontos Discutidos

· A reunião foi iniciada pela Sra. Camila, Presidente do Comitê, seguindo a ordem dos assuntos definidos em pauta.

· A Presidente do Comitê informou a todos sobre o acompanhamento da situação dos arquivos da SMAMUS, principalmente da Diretoria do Escritório de Licenciamento (DEL/SMAMUS) e Diretoria de Áreas Verdes (DAV/SMAMUS), atingidos pela enchente de maio de 2024, os quais são objetos de inquérito junto ao Ministério Público. Por este motivo, está presente na reunião a Sra. Liziane Ungaretti Minuzzo, Bibliotecária da PGM e Coordenadora da Comissão de Catalogação da Rede de Bibliotecas da PMPA, que também acompanhou visita realizada ao local em 15/04/2025.

· Sra. Camila relembrou a situação identificada em 29/05/2024, as recomendações emitidas pela CGD na época para intervenção no espaço e no acervo, e demais providências anteriormente encaminhadas por este Comitê. A partir da nova visita, será elaborado novo relatório situacional, assim como proposta de plano de ação para intervenção no acervo, para ser encaminhado para execução pela SMAMUS, sob supervisão da CGD/SMAP. A primeira ação encaminhada é de identificação de documentos atingidos e documentos não atingidos, bem como listagem dos documentos já descartados sem prévia autorização. A segunda ação consiste em levantamento de recursos humanos e financeiros necessários para a correta intervenção no acervo atingido. Sra. Camila relata que a CGD está elaborando um Plano de Resgate baseada na experiência da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) que está trabalhando ativamente na recuperação de documentos atingidos em órgãos do governo federal. Sra. Liziane ressaltou a necessidade de priorizar a avaliação desse acervo junto ao Comitê Gerencial, com a intenção de incluí-los na Tabela de Temporalidade de Documentos. Sr. Fernando ressaltou que os contratos de digitalização devem passar pelo CTIC, assim, informa que contratos de digitalização de acervos tem cláusulas de responsabilização para as empresas, assim, podem ser analisadas em conjunto com os fiscais de contratos da pasta. Sra. Camila sugere que o Comitê Gerencial e o CTIC criem uma rotina de comunicação sobre a análise dos contratos que envolvem atividades de gestão documental. Sr. Fernando relata que existe um termo de referência padrão de serviços de TIC, sugerindo que é possível incluir alguma cláusula ou requisito técnico que atenda a arquivologia e gestão documental. Sr. Henrique sugere envolver o Encarregado-Geral de Dados da PMPA para complementar essa análise. Sra. Liziane reforça que, de qualquer forma, a digitalização de documentos não substitui o documento em original em suporte papel. A Sra. Aline também ressalta que o descumprimento de gestão documental da SMAMUS é anterior à enchente, assim como houve descarte de documentos públicos sem autorização legal. Sra. Camila apresentou fotos da visita realizada ao acervo atingido. Houve consenso entre os arquivistas presentes na reunião de que o material é passível de recuperação e aqueles mais decompostos podem ser reproduzidos em meio digital. Sra. Camila ressalta que essa recuperação irá levar anos, ao que a Sra. Liziane ressalta que a primeira necessidade é definir o local adequado para tratamento desses documentos. Sra. Camila afirma que o ideal seria tratar essa documentação no local onde estão, a fim de não aumentar os danos dos mesmos com transporte. Sr. Henrique reforça que o papel do Comitê é de dar orientação ao órgão executivo, ao que o Sr. Fernando complementa que, nesse sentido, enquanto Comitê podemos realizar as definições de requisitos técnicos, construção de modelos de projeto básico e termo de referências das atividades auxiliares que podem ser contratadas pelos órgãos.

· Sem mais assuntos, a reunião foi encerrada. Os demais pontos de pauta serão tratados na reunião do próximo mês.

Ações Requeridas para próxima reunião

Pendências

Ação

Responsável

Prazo

Status

01

Continuação da avaliação da Subfunção 2.9 Gestão Cultural

CGD

2025

Em andamento

02

Análise de amostragem das séries 2.4.3 e 2.4.4 da TTD

CGD

2025

Em andamento

03

Relato sobre acompanhamento dos arquivos no prédio da Borges de Medeiros (Inquérito MP)

CGD

2025

Em andamento